Quante parole si possono utilizzare per descrivere come classifichiamo e archiviamo la marea di documenti che riguardano la vita dell’azienda?
E quante volte il personale in azienda si blocca di fronte alla necessità di ritrovare o condividere un documento importante che, chissà come, non si trova al posto giusto…
Ne derivano caos, incomprensioni, perdite di tempo e soprattutto conflitti e disservizi talvolta gravi che sono il contrario dell’efficienza!
Creare una versione digitale dell’archivio documentale, rappresenta una strategia efficace e vincente.
Volendo poi ampliare il concetto, si può arrivare a gestire tutti i contenuti aziendali e non solo i documenti.
In questo scenario, si parla quindi di Enterprise Content Management.
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Enterprise Content Management
I documenti infatti, di qualunque formato essi siano, possono seguire un workflow interno, passando virtualmente da una scrivania all’altra; possono trasformarsi nel loro stato o nel loro contenuto, grazie all’intervento di chi interviene nelle fasi del flusso, per arrivare al livello di archiviazione finale, dove verranno cristallizzati per poter essere consultati o estratti da parte di tutti coloro che ne hanno le opportune autorizzazioni.
Archivio Digitale
L’alimentazione dell’archivio digitale, per essere completa ed esaustiva, può essere integrata con il software gestionale così che, tutto ciò che viene automaticamente generato da azioni produttive (ordini, preventivi, etc.) o amministrative (fatture, bilanci, estratti conto, etc.) e che è meritevole di conservazione, possa immediatamente essere trasferito nell’apposito repository.
La ricerca intelligente
Assumendo che i documenti dell’Azienda siano stati digitalmente memorizzati negli appositi repository, è inevitabile che anche la quantità dell’archiviato assuma dimensioni considerevoli. Il software adottato deve permettere delle adeguate modalità di ricerca.
Il motore di ricerca deve essere veloce e intelligente, dare risposta in pochi secondi e permettere l’impostazione di filtri e parametri. La ricerca deve poter arrivare al massimo dettaglio ossia al testo contenuto nel documento.
Le modalità di ricerca devono poter essere salvate per eventuali ripetizioni.
L’efficienza e la precisione sono un elemento essenziale.
Il lavoro di Team
Domande e risposte, mail, chat, tanti metodi di comunicazione necessari per confrontarsi su temi svariati di cui, talvolta, sarebbe utile mantenere traccia onde evitarne la ripetizione.
Gli obiettivi sono:
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- eliminare la ricorrente caccia agli appunti, ai documenti, alle regole di come devono essere svolte alcune azioni, che tanti dovrebbero conoscere, ma che sono relegate alla conoscenza di pochi;
- migliorare l’accessibilità alla consultazione di documenti aziendali, se autorizzati a farlo, senza correre il rischio che vadano smarriti o che finiscano dimenticati in un cassetto o su un tavolo.
Sono tutte situazioni che evidenziano una grande criticità, emersa fortemente con l’incremento del lavoro da remoto e dello smart working.
L’evoluzione verso strumenti di collaborazione digitale risulta quindi indispensabile e si riferisce al materiale più svariato permettendo di non disperdere le informazioni e di dare a tutti i soggetti coinvolti lo stesso livello di conoscenza.
Automatizzare i flussi aziendali
In ogni Azienda ci sono processi operativi che scandiscono la quotidianità e permettono il corretto funzionamento.
Spesso però i flussi interni sono legati alla conoscenza di un solo bravo collaboratore, sono in balia della casualità, sono spesso legati a noiose operazioni manuali e diventano veri colli di bottiglia e punti critici nella ricerca del successo e dell’efficienza, abbassando quindi il potenziale produttivo.
Decidere di automatizzare un workflow, ossia un flusso aziendale, significa organizzare processi aziendali complessi con l’aiuto di un software nel quale disegnare i vari nodi, coinvolgendo automaticamente, anche con notifiche e allarmi, i singoli collaboratori e raccogliendo in appositi repository tutta la documentazione inerente. E’ necessario inoltre rilevare gli stati di avanzamento dei vari processi.
Gli effetti sono importanti: risparmio di costi, risparmio di tempo, maggiore controllo degli standard di sicurezza, aumento dell’efficacia della comunicazione interna, efficienza di tutti i settori coinvolti.
