la gestione quotidiana. Sono un patrimonio fondamentale da condividere e gestire in modo snello ed
efficace. Quanto sarebbe utile, ad esempio, poter:
- Fatture passive: inoltrarle automaticamente al processo di approvazione e verifica corrispondente;
- Ordini clienti: trasmettere automaticamente al gestionale la lista degli articoli ordinati
- Fatture attive: gestirne i dati di dettaglio per poter fare analisi sui clienti
- Corrispondenza: metterla in relazione con i clienti così da integrare l’analisi con tutta la documentazione intercorsa
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Velocità di elaborazione
avviati processi specifici.
Acquisire i documenti in entrata impone fare delle scelte: decidere in quali aree / folder archiviare, definire la tipologia dei documenti gestiti, associare parole chiave che facilitino la classificazione e la successiva ricerca.
L’ingresso dei documenti deve poter essere effettuato in svariate modalità che snelliscano gli oneri a carico dei singoli collaboratori:
- Caricamento manuale estemporaneo
- Acquisizione automatica
- Acquisizione tramite barcode
- Utilizzo di intelligenza artificiale per analizzare il contenuto delle immagini
Ed altri metodi che possono essere adattati alle esigenze dell’Azienda attraverso una opportuna analisi personalizzata.
Intelligenza Artificiale
Viene effettuato un vero “addestramento” a identificare e classificare l’immagine dei documenti.
A seconda del tipo di documento sono identificate le aree in cui ci sono dati significativi che vengono poi trasformati in un formato utilizzabile (=metadato) sia come copertina del documento archiviato, sia come
dato chiave ricercabile e trasferibile con quanto presente sul gestionale.
I metadati estrapolati possono infatti essere posti in relazione con il sistema gestionale per certificazione, aggiornamento, integrazione.
Questo metodo risulta di particolare utilità, quando i documenti in ingresso sono tanti e provenienti da tante fonti (ad esempio tante fatture passive da tanti fornitori).
Workflow personalizzati: i barcode
L’apposizione di un BARCODE parlante sul documento, permette di assegnare particolari caratteristiche, come categorie, parole chiave o altro, e velocizza l’acquisizione del documento e la gestione ad esso dedicata, permettendo l’accesso a workflow personalizzati.
Esempio:
- Il cliente invia, tramite mail, un ordine
- DocExtractor recepisce la mail e identifica che si tratta di un Ordine Cliente
- Identifica sull’immagine dell’ordine, le aree da cui estrarre il dato cliente e la lista degli articoli ordinati
- Archivia il documento ordine nell’apposito repository
- Contemporaneamente invia la lista degli articoli ordinati da quel cliente, al gestionale aziendale, affinchè l’ordine possa essere opportunamente processato.
- In tale flusso sono possibili notifiche in qualunque stadio del processo
Archiviazione documentale: i vantaggi
La corretta archiviazione dei documenti diventa la base della successiva collaborazione fra le figure aziendali che possono trarre beneficio dall’uso degli strumenti digitali senza penalizzare la sicurezza e i criteri di accesso. Anche l’accesso da sedi diverse non rappresenta un ostacolo.
La soluzione deve essere adeguata alle esigenze dell’Azienda, agile, modulare e personalizzabile, utilizzabile da tutti i tipi di dispositivi fissi o mobili
Alcuni vantaggi immediati:
- Archiviazione automatica
- Riduzione dell’attività manuale di immissione dati con riduzione dei possibili errori
- Controllo intelligente dei contenuti
- Gestione di grandi volumi di documenti in entrata
- Possibilità di ricercare il documento archiviato tramite parole chiave
- Archiviazione priva di ridondanze
