Rispondere a tali esigenze, risulta talvolta complesso: lo spazio fisico occupato e la massa di documenti cartacei sono in costante aumento; inoltre questo tipo di scenario deve essere tutelato con criteri di sicurezza che impediscano l’accesso alle persone non autorizzate a quei dati.
Per poter superare queste problematiche, il legislatore ha predisposto nuove regole per favorire le forme di digitalizzazione dei documenti, imponendo però l’assicurazione del loro valore legale e probatorio nel rispetto delle norme del Codice Civile.
I programmi utilizzati a tal fine, devono rispettare ben definiti requisiti informatici, così che la conformità dei documenti al loro originale sia autenticata opportunamente.
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La normativa
In una parola: DEMATERIALIZZARE ossia eliminare il cartaceo a favore di una copia digitale totalmente analoga per contenuto.
Avendo definito questo obiettivo finale, il software adottato deve permettere l’archiviazione costante del materiale in entrata e uscita, ma anche il recupero di tutto lo storico, anche se in grandi quantità.
Certificazione di processo
Procedere poi a censire tutto lo storico e procedere ad una digitalizzazione massiva, secondo le regole vigenti.
L’Agid definisce che la Certificazione di Processo è “una delle due modalità previste – insieme alla quella tradizionalmente nota come raffronto dei documenti – per assicurare che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto” significa assicurare l’efficacia probatoria dei documenti dematerializzati, ossia garantire che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto. Tutto questo viene dettagliatamente descritto all’interno degli articoli della normativa a cui i software adottati devono adeguarsi.
Il processo viene certificato tramite un notaio che si occuperà di fare verifiche a campione. Solo dopo il superamento di tali controlli con debita certificazione, e la scansione e archiviazione di tutto il materiale storico, si potrà “andare al macero” con il cartaceo.
Per alcune tipologie di documenti, la legge impone la conservazione in versione digitale, sempre con il requisito di garanzia autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità ai documenti stessi.
L’Azienda può decidere che tipologie non previste dalla normativa, possano subire la medesima gestione.
Per ogni categoria di documento, bisogna stabilire l’arco temporale di conservazione, come definito dalla normativa e bisogna configurare gli appositi software per l’acquisizione puntuale dei nuovi documenti attivi o passivi, quindi in uscita o in entrata.
La Conservazione deve quindi prevedere un processo di:
- versamento
- archiviazione
- distribuzione
Deve inoltre essere definito un Responsabile della Conservazione, che può essere interno o esterno all’Azienda e che ha il compito di definire la struttura del processo di conservazione e far sì che vengano messe in atto le regole per l’archiviazione a norma di legge.
Questo processo deve essere perfettamente integrato con il software di gestione documentale.
