Il Cliente
L&S progetta e produce soluzioni di illuminazione personalizzate: design, innovazione e Know-How al servizio dei clienti.
Necessità del Cliente
- Ottimizzare la comunicazione all’interno dei singoli gruppi di lavoro e tra le diverse sedi internazionali
- Dematerializzare i documenti cartacei e renderli disponibili ad un’ampia platea di utenti non solo interni, ma anche clienti e fornitori
- Collegare i documenti amministrativi delle vendite a tutti i documenti caratterizzanti l’attività aziendale: le fasi di ideazione del prodotto, le schede di progettazione e collaudo, la produzione, la logistica, l’installazione
- Automatizzare l’acquisizione dei documenti in ingresso, quali DDT e fatture passive estere, pre-valorizzando i dati necessari alle registrazioni sul sistema gestionale
- Rispettare i criteri di sicurezza e privacy
L’integrazione con il sistema gestionale, SAP ERP, è garantita dal connettore bidirezionale ELO-SAP, che consente agli utenti di
- archiviare automaticamente i documenti in ELO, valorizzando tutti i campi di ricerca inclusi i campi custom introdotti nelle personalizzazioni dei Business Object SAP
- accedere direttamente da SAP ai documenti archiviati in ELO
- valorizzare attributi dei documenti SAP con dati inseriti da ELO o informazioni gestite nei workflow ELO
- integrare l’operatività dei workflow SAP con il potente motore di workflow ELO
- ricercare i documenti in maniera semplice ed intuitiva, utilizzando una modalità Google-like
L’ambiente operativo è installato on-premise presso la server farm L&S, ma la configurazione è stata testata anche in ambiente cloud su Azure, in cui attualmente è installato l’ambiente di sviluppo.
Per quanto riguarda l’acquisizione di documenti passivi, in particolare dei documenti di trasporto, è stata realizzata un’applicazione del modulo ELO DocXtractor, che consente di automatizzare completamente l’acquisizione delle informazione dei documenti attraverso una fase di istruzione del sistema basata su tecniche di machine learning che non prevedono la definizione di template, ma l’applicazione di regole generali combinate con l’incrocio dei valori con una serie di anagrafiche di sistema ed una fase di apprendimento in cui il sistema apprende dalla correzioni effettuate dagli utenti stessi.
Il progetto ha interessato inizialmente l’Ufficio Amministrativo, successivamente l’Ufficio Vendite e l’Ufficio Acquisti. Le fasi che lo hanno caratterizzato sono state:
- Analisi e progettazione del sistema
- Consulenza specialistica sulla piattaforma tecnologica ELO
- Project Management
- Funzionalità della piattaforma ELO ECM utilizzate:
- Connettore certificato ELO per SAP
- Potente motore di workflow grafico
- Licenze web in letture illimitate e gratuite con visualizzazione dei documenti anche su tablet e smartphone Android ed IOS
Fattori di successo riscontrati
- Estrema facilità nell’utilizzo della piattaforma ELO ECM da parte di tutti gli utenti finali – user Interface intuitiva e semplice
- Rapidità nell’implementazione del progetto ELO ECM all’interno dell’azienda
- Connettività nativa con il sistema ERP aziendale, SharePoint e con i sistemi CAD
- Rapidità di scambio delle informazioni in modo più semplice ed efficace attraverso le funzionalità di Collaboration
