Macro Group per i Processi Digitali delle Assicurazioni

I contratti che le Compagnie Assicurative devono predisporre, sono sicuramente generati dal gestionale in uso, ma devono poi essere sottoposti al cliente che dovrà controllare e firmare quanto proposto. I documenti finali che ne derivano, hanno valore legale e devono essere conservati in un luogo che ne permetta la rapida consultazione senza penalizzare la sicurezza e la riservatezza.

Queste esigenze ed altre ancora, rendono necessario un sistema intelligente che, tramite i propri automatismi, gestisca ed elabori rapidamente i documenti in entrata, che si tratti di testi, immagini o di qualunque altro formato di documento, e li archivi in un’area da cui, a seconda del tipo, possano essere avviati processi specifici.

Acquisire i documenti in entrata impone fare delle scelte: decidere in quali cartelle archiviare, definire la tipologia dei documenti gestiti, associare parole chiave che facilitino la classificazione e la successiva ricerca. Tutto ciò deve avvenire in modo automatico.

Quanti documenti contrattuali, di identità, certificati, bollettini, perizie, …… ormai datati, riempiono gli armadi?
Quanti contratti, ormai terminati e non più necessari, devono essere conservati a seguito delle normative vigenti?
Una procedura, nota come Certificazione di Processo, permette di effettuare tutte le azioni necessarie per poter trasformare in digitale questi documenti, assicurandone la validità ed eliminando successivamente il cartaceo. Ciò permette sia lo svuotamento fisico dello spazio sia la possibilità di una eventuale e più agevole consultazione.

Per procedere in tal senso la normativa impone che il documento digitale, che viene conservato al posto del cartaceo, abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, assicurandone l’efficacia probatoria. I software adottati a tal fine, devono quindi adeguarsi totalmente a quanto stabilito dalla legislazione.

Il processo viene certificato tramite un notaio che si occuperà di fare le verifiche a campione. Solo dopo il superamento di tali controlli con debita attestazione, e la scansione e archiviazione di tutto il materiale storico, si potrà “andare al macero” con il cartaceo.

Alcune procedure richiedono il coinvolgimento di varie figure professionali chiamate ad intervenire in processi autorizzativi a più livelli.
Spesso però i flussi interni sono in balia della casualità, talvolta sono legati alla conoscenza di pochi bravi collaboratori e a noiose operazioni manuali, diventando veri colli di bottiglia e punti critici.

Decidere di automatizzare un workflow, ossia un flusso aziendale, significa organizzare processi complessi con l’aiuto di un software nel quale disegnare i vari nodi, coinvolgendo automaticamente, anche con notifiche e allarmi, i singoli collaboratori e raccogliendo in appositi repository tutta la documentazione inerente. E’ necessario inoltre rilevare e notificare gli stati di avanzamento dei vari processi.
Gli effetti sono importanti: certificazione delle fasi delle procedure, aumento dell’efficacia della comunicazione interna, efficienza di tutti i settori coinvolti, maggiore controllo degli standard di sicurezza, ed anche, un non trascurabile risparmio di costi e tempo

Ne deriva l’aumento della collaborazione interna, la tempestività di azione, la sicurezza dei dati processati e ovviamente la riduzione di archivi cartacei con la loro gestione difficoltosa.

La posta elettronica è oggi un strumento essenziale: il modo più rapido per comunicare che permette di raggiungere collaboratori e clienti, a prescindere dalla logistica, senza limitazioni di orario.

L’acquisizione automatica delle mail e la loro archiviazione in repository adeguati e strutturati, permette di implementare il bagaglio di informazioni aziendali sui temi più vari: clienti, pratiche, documenti di varia natura, …

Rientrano nella gestione, anche le mail certificate (PEC) o caselle funzionali (esempio assistenza@) che potrebbero necessitare di reindirizzamenti e/o di risposte automatiche.

L’obiettivo generale deve essere quello di rendere sempre più efficiente e veloce il processo, pur mantenendo alto il livello di sicurezza e privacy:
• acquisire documenti in entrata,
• salvare documenti predisposti dal gestionale archiviandoli a norma con quanto fornito dai clienti,
• utilizzare strategie digitali “veloci” come ad esempio la gestione della firma digitale,
• usufruire di software intelligenti che identificano parti di documenti cartacei, trasformandoli in dati chiave da ricercare al bisogno.
Questi sono solo alcuni dei benefici che un software ECM (Enterprise Content Management) adeguato, può apportare.